El email certificado en Colombia

El email certificado en Colombia o eDelivery es un gran aliado para agilizar las comunicaciones desarrolladas en todos los ámbitos en los cuales tener certeza sobre la recepción de la información es un aspecto importante. En ese sentido, tanto las personas naturales como jurídicas de derecho público o privado pueden beneficiarse de esta herramienta.

En virtud de lo establecido en el Capitulo III (Artículos 17 – 25) de la Ley 527 de 1999) los mensajes de datos tienen plena validez en las transacciones jurídicas. De acuerdo con lo establecido en la mencionada Ley, se presume que un mensaje de datos proviene del “iniciador” siempre y cuando:

  1. Se haya aplicado en forma adecuada el procedimiento acordado previamente con el iniciador, para establecer que el mensaje de datos provenía efectivamente de éste,
  2. El mensaje de datos que reciba el destinatario resulte de los actos de una persona cuya relación con el iniciador, o con algún mandatario suyo, le haya dado acceso a algún método utilizado por el iniciador para identificar un mensaje de datos como propio.

Por su parte la ley indica que el acuse de recibo del mensaje se puede dar mediante cualquier comunicación proveniente del destinatario, cualquier acto del destinatario que baste para indicar al iniciador el recibo del mensaje o cualquier otra forma o método acordado por las partes previamente al envío del mensaje.

Como se puede apreciar, la legislación colombiana es clara en establecer los parámetros requeridos para que un mensaje de datos pueda ser considerado vinculante entre las partes intervinientes generando así derechos y obligaciones reciprocas.

A pesar de que la Ley 527 de 1999 indica las reglas para presumir el envío y la recepción de los mensajes de datos, para efectos probatorios es mejor contar con una certificación de una entidad independiente que garantice que el mensaje de datos (email) fue enviado y recibido a conformidad. Es en el marco de esta necesidad que cobra relevancia el servicio de email certificado, y el documento probatorio que Leypal ha desarrollado para demostrar que el acto ha ocurrido.

El email certificado como herramienta

El servicio de email certificado es una herramienta que permite tener evidencia probatoria de la recepción del email por parte del receptor y, por tanto, garantizar que el mensaje de datos cuente con la misma validez jurídica y probatoria de un envío certificado realizado por medios físicos.

Con el uso del email certificado para la transmisión de información se obtienen las siguientes ventajas:

  1. Prueba del envío y de la entrega del mensaje.
  2. Prueba del Contenido gracias a que la tecnología usada permite establecer que el mensaje de email no ha sido alterado y de esa manera se puede obtener evidencia de su contenido.
  3. Equivalencia Funcional toda vez que bajo la normatividad colombiana pueden servir como equivalente funcional del correo físico certificado.
  4. Beneficio en costos debido a que el email certificado tiene un menor valor al del correo físico certificado.

El email certificado en diferentes ámbitos

En el ámbito del derecho privado las comunicaciones por email resultan de gran ayuda para agilizar y controlar los procesos de negociación y celebración de contratos gracias a que los mensajes de datos tienen efectos jurídicos, validez y fuerza obligatoria. Esto hace que el uso del email certificado resulte beneficioso, toda vez que le permite al usuario tener la certeza sobre el envío, recepción, fecha de apertura y demás datos requeridos para que su mensaje sea plena prueba.

En el caso del derecho público, el uso del email como medio de notificación está reglamentado mediante el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, específicamente en el artículo 53 donde se indica que las notificaciones podrán hacerse vía correo certificado siempre y cuando el interesado manifieste que la notificación se puede hacer por ese medio.

En el ámbito tributario la Ley 2010 de 2019 en su Artículo 103 abrió la posibilidad para que la notificación vía email sea la forma preferente para notificar los actos administrativos emanados de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP). Para tal fin, dichas entidades usarán el email indicado en el Registro Único Tributario.

Tanto para las entidades públicas como para la DIAN y la UGPP, el uso del email certificado se vuelve un aliado en sus procedimientos ya que disminuyen costos asociados al envío de los correos físicos, le brinda certeza de los datos transmitidos y pueden tener una trazabilidad de la cadena del mensaje, garantizando así su valor probatorio en caso de una disputa judicial.

Compromiso Leypal

Como se puede ver, el email certificado es una gran herramienta para agilizar procesos y garantizar el contenido de los mensajes de cara a una disputa judicial. Leypal cuenta con las herramientas tecnológicas suficientes para suministrar el servicio de email certificado cumpliendo con las exigencias establecidas en la legislación colombiana. Nuestro compromiso es ayudar a nuestros clientes a agilizar sus procesos jurídicos mediante el uso de la tecnología. Ponte en contacto con nosotros y comienza a usar la tecnología en beneficio de tus necesidades.