Asambleas de accionistas a distancia en Colombia

Debemos de empezar por preguntarnos cómo se pueden celebrar las juntas directivas y las asambleas de accionistas durante esta época en la que vivimos. La declaratoria del estado de emergencia derivado de la pandemia generada por el COVID-19 ha impactado a todos los sectores económicos y a los profesionales que se desempeñan en cada uno de ellos. Los abogados no son una excepción; y esto, se puede evidenciar en las diferentes consultas relacionadas con el impacto que el COVID-19 genera a tus clientes.

De las preguntas realizadas a los abogados corporativos se presenta una recurrente y es aquella asociada a la celebración de juntas directivas o asambleas de accionistas durante el confinamiento obligatorio, en el cual se encuentran los ciudadanos colombianos. Esto cobra especial importancia teniendo en cuenta que, de acuerdo con lo establecido en el Código de Comercio en su artículo 422, las juntas directivas o las asambleas de accionistas ordinarias deben realizar su reunión ordinaria al menos una vez al año en la fecha establecida en los estatutos o en caso de no contemplarlo, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio (por lo general dentro de los tres primeros meses de cada año calendario).

Sobre el particular, el Gobierno Colombiano, mediante decreto, ha establecido el marco jurídico bajo el cual se deben realizar las reuniones de los órganos sociales en el marco de esta situación excepcional. De esta forma, el Decreto 398 del 13 de marzo de 2020 precisó algunos aspectos de la Ley 222 de 1995 y añadió otras disposiciones a dicha ley para habilitar el marco jurídico requerido para celebrar las juntas directivas y asambleas de accionistas de manera no presencial.

Asambleas de accionistas a distancia

La precisión más importante hecha por el Decreto 398 del 13 de marzo de 2020 es aquella relacionada con la posibilidad de realizar las asambleas de accionistas o juntas directivas de manera remota, sin la necesidad de que concurran todos los asociados. Lo anterior, se contrapone a lo interpretado en el pasado, donde se entendía que lo indicado en el Artículo 19 de la Ley 222 de 1995 (“todos los socios miembros”) obligaba a contar con la presencia de la totalidad de socios y accionistas para efectos de poder decidir remotamente.

En relación con las adiciones realizadas por este Decreto, la más importante tiene que ver con la creación de una nueva forma de reunión; las Reuniones Asamblearias Mixtas. Bajo esta figura, los asociados pueden participar de la reunión tanto de manera presencial como de manera virtual. En ese sentido, es posible activar medios tecnológicos apropiados para que los socios de manera remota puedan acceder a las asambleas de accionistas donde se encuentran de manera presencial otros miembros del cuerpo colegiado. En este caso, resulta de vital importancia garantizar el derecho al voto de aquellas personas que usan los medios tecnológicos para acceder a la reunión.

Como resultado de la expedición del Decreto 398 del 13 de marzo de 2020, ya tenemos claro que la tecnología puede ser usada para abrir espacios de deliberación y decisión de los órganos sociales de una sociedad (asambleas de accionistas o junta de socios). Surge la pregunta: ¿cómo pueden hacer el secretario y el presidente de la junta de socios o de la asamblea de accionistas para firmar la correspondiente acta?

Firma electrónica para las asambleas de accionistas

Así como en el proceso de deliberación y decisión, para el caso de la firma de las actas, la solución está en la tecnología. Leypal es el aliado tecnológico perfecto para garantizar que las actas de las reuniones cuenten con la firma de los responsables de tal acto. Lo anterior se puede llevar a cabo gracias a que mediante Leypal, las partes interesadas pueden utilizar la firma electrónica para rubricar el acta correspondiente sin necesidad de descargar, imprimir o enviar por correo físico dichos documentos.

Sobre la firma electrónica es preciso recordar que este tipo de firma ofrecida por Leypal es aceptada por la legislación colombiana toda vez que cumplen con dos características fundamentales:

  1. utiliza un método que permite identificar al iniciador de un mensaje de datos e indica que el contenido cuenta con su aprobación.
  2. que el método es confiable y apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado.

En ese sentido, la firma electrónica ofrecida por Leypal cumple con todos los requerimientos técnicos y jurídicos exigidos en la legislación colombiana; motivo por el cual su uso representará un gran beneficio para las empresas y personas naturales que quieran agilizar sus procesos de negociación, a la vez que mejoran la seguridad en sus transacciones.

La seguridad la protegemos mediante el uso de un sello de tiempo, que garantiza la no alteración de una serie de datos asociados con la firma electrónica, como la fecha, hora y lugar de realización de la firma, la dirección de correo del emisor del documento a firmar, la dirección de correo del firmante o bien, las características caligráficas del firmante, es decir, la biometría. Al terminar cualquier proceso de firma, las partes reciben un documento probatorio, donde se recogen todas las evidencias generadas durante el proceso de firma electrónica.

Como se puede ver, la legislación colombiana cuenta con las herramientas adecuadas para hacer frente a una situación excepcional como la que estamos viviendo, pero a su vez, facilita la toma de decisiones y la documentación de estas en el marco del tráfico jurídico cotidiano.

Compromiso de Leypal

En Leypal, te ofrecemos la firma electrónica simple y avanzada con las máximas garantías legales. Nuestro compromiso es ayudar a la digitalización de los procesos contractuales y optimizar los procesos de firma, es por ello que te ayudamos a elegir qué firma es la que necesitas, ya sea por su legalidad o porque necesitas un mayor ratio de conversión. Ponte en contacto con nosotros, y comienza a firmar electrónicamente las actas de juntas directivas, asambleas de accionistas y contratos en general.

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