El Decreto 806 y la digitalización

En Colombia la administración de justicia está enfrentada a diferentes retos que impiden su adecuado funcionamiento. Dentro de los principales retos que se deben superar se encuentran el acceso a la justicia y la congestión judicial. El primero de ellos representado en los excesivos formalismos exigidos por la ley para acceder a la justicia y el segundo representado en los tiempos que se toma la administración de justicia para resolver los asuntos de su conocimiento.

Por su parte las tecnologías de la información son el aliado adecuado para enfrentar esos retos, primero porque disminuyen los costos asociados a el manejo de los expedientes físicos, y segundo, porque les permiten a las personas acceder a la justicia sin importar la ubicación en la que se encuentren.

Aunque los esfuerzos realizados por los legisladores colombianos han abierto puertas para la digitalización en la administración de justicia, dichos esfuerzos no han sido suficientes debido a que aún subsisten normas que impiden el uso pleno de las tecnologías de la información en esta materia.

Conscientes de lo anterior el Ministerio de Justicia y del Derecho, en el marco de la Emergencia Económica, Social y Ecológica, expidió el Decreto 806 del 4 de junio de 2020, por medio del cual adopta medidas para implementar las tecnologías de la información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales.

Decreto 806 del 4 junio de 2020

Este decreto tiene como objetivo eliminar aquellas barreras procesales que impiden la digitalización en los procesos judiciales. El objetivo es reanudar la prestación de los servicios judiciales teniendo en cuenta la necesidad de atender las necesidades de los ciudadanos, pero sin poner en riesgo de contagio del COVID – 19 al personal que trabaja en la rama judicial y a los abogados que hacen uso de ella.

Para tales fines, el Decreto 806 del 4 de junio de 2020 se enfoca en tres temas particularmente:

  1. el uso del correo electrónico como medio para enviar información (demandas, traslados, notificaciones);
  2. la posibilidad de suscribir documentos de manera digital, es decir, el poder hacer uso de la firma electrónica;
  3. el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones para realizar audiencias de manera no presencial.

Las herramientas de la digitalización

En relación con el uso de correo electrónico como medio para enviar información y la posibilidad de suscribir documentos de manera digital, vale la pena resaltar que el Decreto 806 de 2020 en el artículo 2 estableció que:

“Se deberán utilizar las tecnologías de la información y de las comunicaciones en la gestión y tramite de los procesos judiciales y asuntos en curso, con el fin de facilitar y agilizar el acceso a la justicia, como también proteger a los servidores judiciales, como a los usuarios de este servicio público.

Se utilizarán los medios tecnológicos para todas las actuaciones, audiencias y diligencias y se permitirá a los sujetos procesales actuar en los procesos o trámites a través de los medios digitales disponibles, evitando exigir y cumplir formalidades presenciales o similares, que no sean estrictamente necesarias. Por lo tanto, las actuaciones no requerirán de firmas manuscritas o digitales, presentaciones personales o autenticaciones adicionales, ni incorporarse o presentarse en medios físicos.”

Adicional a lo anterior, el artículo 5 del Decreto 806 de 2020 indica que los poderes especiales para cualquier actuación digital se podrán conferir mediante mensaje de datos, sin firma manuscrita o digital. En ellos se deberá indicar la dirección de correo electrónico del apoderado, la cual debe coincidir con la inscrita en el Registro Nacional de Abogados.

Por último, el Artículo 8 del Decreto 806 de 2020 señala que las notificaciones que deban hacerse personalmente pueden efectuarse con el envío de la providencia respectiva como mensaje de datos a la dirección electrónica suministrada por el interesado. Dicha notificación personal se entenderá realizada una vez transcurridos dos días hábiles siguientes a la fecha de envío del mensaje y los términos se empezarán a contar a partir del día siguiente a la notificación.

La firma electrónica y el correo certificado

Como se puede evidenciar, el Decreto 806 de 2020 termina de establecer las bases para que la tecnología sea la herramienta que permita acceder a la justicia a todos los ciudadanos.

Con esta reglamentación el correo electrónico certificado y las firmas electrónicas se convierten en un aliado de los abogados y de la administración de justicia gracias a que con ellas se instrumentalizan los esfuerzos del Ministerio de Justicia y del Derecho para agilizar la prestación de los servicios judiciales, volviéndose herramientas imprescindibles para la era de la digitalización.

En relación con el correo electrónico certificado, jurídicamente válido, será el mecanismo adecuado para tener las evidencias sobre la transmisión de mensajes de datos. Es importante resaltar que el envío del correo electrónico certificado les permite a las partes tener pruebas inequívocas sobre las fechas de envío y recepción de los mensajes, garantizando claridad para las partes en relación con los términos judiciales.

Por su parte la firma electrónica, legalmente aceptado en Colombia, es el mecanismo apropiado para firmar documentos de manera electrónica con destino a los administradores de justicia toda vez que con ella se tiene certeza sobre el originador del documento y cualquier alteración a éste posterior a su firma, aspectos que no se cumplen con las firmas escaneadas.

Sobre el particular, es preciso indicar que la firma digitalizada (imagen escaneada de una firma) no puede ser considerada como una firma electrónica toda vez que no cumple con los atributos de autenticidad, integridad y no repudio, razón por la cual no puede reputarse como válida en la suscripción de documentos.

Sin embargo, la firma electrónica otorga certeza sobre su origen (se conoce con certeza quien es el firmante) e identifica cualquier alteración al documento posterior a su suscripción, con lo cual cumple con los atributos de autenticidad, integridad y no repudio exigidos por la ley, lo que le da la presunción de validez de acuerdo con lo establecido en el Decreto 2364 de 2012.

Compromiso de Leypal

En línea con lo anterior y con el objetivo de utilizar de mejor manera las bondades otorgadas por el Decreto 806 de 2020, Leypal es el aliado tecnológico que todos los abogados necesitan ya que presta servicios de firma electrónica que pueden ser usados para suscribir los documentos dirigidos a la administración de justicia y también presta el servicio de correo electrónico certificado para enviar documentación obteniendo las evidencias de entrega y lectura de los mensajes. Ponte en contacto con nosotros y únete a la era de la digitalización.

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